Le flex office : ce qu’il faut savoir
Le flex office n’est rien d’autre qu’une nouvelle forme de gestion des équipes, des salariés, des espaces de travail et des collaborateurs. Avec ce nouveau concept, le salarié ne détient plus un bureau attitré. Le lieu de travail ainsi que les postes de travail sont flexibles. Le flex office permet aux salariés de trouver un environnement de travail adéquat pour améliorer leur qualité de vie et de travail afin d’être plus productif. Il n’est donc plus question d’avoir un espace de travail inamovible dans une entreprise. En termes simples, le salarié peut travailler à divers endroits dans la même société durant toute une semaine. Lorsqu’il termine le travail dans la soirée, il doit vider son bureau.
Dans une entreprise ayant adopté le flex office, les locaux doivent être organisés d’une manière relativement différente. En effet, l’aménagement des bureaux doit respecter les besoins des employés. Cela consiste à équiper les espaces de travail de mobiliers mobiles sans oublier le plancher technique surélevé. Ce dernier fait appel à la connectique. Par conséquent, l’organisation du flex office sera facile à effectuer en déplaçant les meubles et les appareils informatiques. En somme, les entreprises qui adoptent cette méthode œuvrent pour améliorer la qualité de vie au travail des employés. Cela permet de généraliser le télétravail et de réorganiser les open-space.
Réservez en Flex Office à l’heure, la demi-journée ou la journée
Comment aménager les locaux en flex office ?
Pour passer en mode flex office ou bureau flexible, la technique est simple. Il faudra subdiviser l’espace disponible en deux parties distinctes. L’organisation en flex office nomme alors ces deux portions : espace de travail et espace subsidiaire. L’espace de travail ou encore le space planning prend une dimension traditionnelle. En effet, cette partie est réservée généralement aux membres de l’administration de l’entreprise. Elle prend la forme d’open spaces avec des bureaux privés. C’est dans cette partie que s’installent les instances confidentielles de l’entreprise pour une meilleure organisation de travail. Ces postes de travail incluent la comptabilité, les services juridiques et les ressources humaines. Dans ces postes de travail, vous pouvez installer des bureaux bench pour open space ainsi que des bureaux standing.
L’espace subsidiaire quant à lui prend en compte les postes de travail qui entourent la première partie. C’est dans ce cadre que se trouvent les salles de réunion informelles où les équipes peuvent procéder à l’organisation de travail en toute liberté. Ensuite, il y a l’espace détente où cuisines et machines à café sont implantées. Les cabines téléphoniques sont aménagées dans un espace pour les employés ainsi que des cabines acoustiques de réunions. Sans oublier un espace flex où l’employé peut se retirer pour mieux se concentrer loin des autres employés. Ce dernier espace est nommé salle de concentration.
En somme, le flex office permet de mettre en œuvre un lieu de travail sans bureau attitré. Les employés peuvent s’installer dans un lieu confortable, adapté à la communication et à un environnement de travail qui répond aux besoins des collaborateurs. Ces derniers peuvent travailler librement en bénéficiant d’une excellente qualité de vie au travail.
Le flex office et les salariés
Les employés sont les plus concernés par l’aménagement des bureaux en flex office. Cette méthode est une technique qui vient estampiller la réalité des postes de travail dans les entreprises ces dernières années. En effet, d’après un sondage mondial, 50 % des salariés affirment travailler en dehors du bureau pendant 3 jours plus ou moins par semaine. Les entreprises qui assurent le passage en flex office de leurs locaux répondent à un besoin latent chez les employés. Et dans l’Hexagone, au moins 17 % de salariés travaillent en dehors de leurs bureaux en moyenne une fois par semaine.
Par conséquent, l’organisation flex office s’adapte parfaitement aux besoins des salariés. De jour en jour, plusieurs entreprises prennent l’initiative de créer des espaces de travail en flex office. En fait, c’est la meilleure manière d’offrir aux salariés un espace de travail adapté à leur mission. En outre, il faut noter que le passage en flex office des locaux d’une entreprise présente des avantages notoires.
Les avantages du flex office
Le personnel d’une entreprise ne peut pas être unanime sur le télétravail. Par ailleurs, le flex desk et le flex office constituent une meilleure solution pour pallier ce problème. En effet, le bureau flexible est une mesure très efficace de management. Le collaborateur se rend à son bureau selon sa volonté et la portée du projet sur lequel il travaille. Il ne manquera pas de place ou de poste pour travailler avec d’autres professionnels. La mise en place de cette mesure permet aussi de faciliter le coworking.
Une équipe peut travailler sur le même projet sans que les membres aient besoin de se déplacer pour récupérer des données ou assurer la communication. La logistique de l’entreprise permet de récupérer les informations liées à un projet sur une surface digitale. La communication est fluide et chaque collaborateur participe au projet en apportant de nouvelles données. En d’autres termes, l’occupation du bureau devient facultative. Avec l’absence du bureau attitré, chaque collaborateur peut changer ses habitudes de travail et briser la routine déontologique.
Le flex office occasionne une meilleure collaboration entre les salariés. Le simple fait de changer de place dans les locaux confère à l’employé une vision globale de l’entreprise. Il parvient à échanger avec d’autres salariés et à penser autrement pour l’essor des produits/services de la société. Le flex office permet également de créer des échanges plus constructifs entre les collaborateurs. La communication devient vitale, la compétence de chaque collaborateur augmente. En somme, le flex office facilite le partage d’informations tout en offrant une QVT affriolante aux salariés.
